Vous souhaitez organiser un événement professionnel à la rentrée ? L’Espace Chantemelles vous donne ces conseils et bonnes pratiques pour une organisation réussi !
La rentrée est un moment stratégique pour organiser un événement professionnel. Elle marque une période de renouveau, propice aux nouveaux projets et à la reprise des dynamiques professionnelles. Après une pause estivale bien méritée, vos collaborateurs, clients et partenaires reviennent avec un esprit reposé et prêts à s’engager dans de nouveaux projets. C’est le moment idéal pour organiser un événement d’entreprise. Que ce soit pour rassembler vos équipes autour d’un team building, présenter vos nouvelles orientations stratégiques ou encore renforcer les liens avec vos clients et partenaires.
Mais son organisation ne doit pas être laissée au hasard ! Dans cet article, découvrez les 6 étapes essentielles pour organiser un événement professionnel impactant à la rentrée.
🎯 Définir des objectifs clairs : pourquoi organiser un événement professionnel à la rentrée ?
Avant d’aborder le sujet de la logistique de l’événement, il est primordial de se poser ces questions : pourquoi devrais-je organiser un événement à la rentrée ? Qu’est ce que cela va m’apporter ?
Vous souhaitez :
- Motiver vos équipes après la coupure estivale et relancer votre activité ?
Après la coupure estivale, les équipes reviennent avec une nouvelle énergie et l’envie de repartir sur de bonnes bases. Organiser un événement à ce moment-là permet de marquer un nouveau départ, de renforcer la cohésion des équipes, de communiquer sur les enjeux de fin d’année et de créer une nouvelle dynamique collective.
- Présenter de nouveaux produits et/ou services à vos clients et partenaires ?
Si vous avez un nouveau produit, service ou une stratégie à annoncer, la rentrée est le moment parfait pour le faire car les agendas sont encore ouverts à cette période, l’audience est réceptive et attentive et c’est la bonne période pour vous démarquer avant la fin de l’année.
- Fidéliser vos clients ?
Organiser un événement à la rentrée pourra également vous permettre de réactiver votre réseau et de fidéliser vos clients.
- Attirer de nouveaux prospect ?
La rentrée est également la période la plus riche en rencontres professionnelles. C’est l’occasion idéale pour nouer de nouveaux partenariats.
Définir vos objectifs en amont vous aidera pour la suite de l’organisation de votre événement. Vous serez ensuite capable de définir le format, le ton et le contenu de votre événement.
📅 Anticipez l’organisation : attention à la période estivale !
La rentrée est une période très chargée pour tout le monde. Il est donc préférable d’anticiper au maximum l’organisation de votre événement et de commencer la planification dès le mois de juin pour éviter de gros problèmes de dernières minutes. La période estivale approche et certains prestataires peuvent être de plus en plus difficiles à contacter.
Le lieu
Pour ce type d’événement, la réservation du lieu doit passer en priorité. Le choix d’un lieu de réception est une étape clé de l’organisation d’un événement. De quoi ai-je besoin ? Est-elle assez grande ? Est-elle assez équipée pour mon événement ? Il est essentiel de se poser toutes ces questions lorsque vous choisissez votre salle de réception. Pour que votre événement soit le plus réussi possible, il faut penser à tous les détails, même les plus subtiles.
En fonction de l’événement que vous organisez, pensez à vérifier :
- La capacité de la salle
- La localisation
- Les équipements sur place
- Le tarif
Dans l’article ci-dessous, l’Espace Chantemelles vous livre ces astuces et conseils pour trouver la salle de réception parfaite pour votre événement.
Les prestataires
Il est important de se renseigner et de commencer à réserver l’ensemble des prestataires qui interviendront lors de votre événement :
- Traiteur ;
- Animateur ;
- Photographe/vidéaste
L’invitation
Il est également indispensable d’envoyer un « Save the Date » à vos invités avant la période estivale afin qu’ils puissent bloquer la date dans leur agenda.
Une bonne anticipation vous permettra de rester serein et de mieux gérer les imprévus.
📝 Choisissez un format engageant
Adaptez le format de l’événement à vos objectifs et à votre audience. Voici quelques exemples :
- Séminaire : pour mobiliser autour d’une vision
- Atelier collaboratif : pour co-créer ou résoudre un problème.
- Cocktail ou afterwork : pour renforcer la convivialité.
- Événement hybride : pour inclure les équipes à distance.
Il est important d’alterner les temps formels (présentations) et informels (pauses, échanges, jeux) pour garder l’attention et favoriser les échanges.
🥂 Soignez le contenu de votre événement
Le fond compte autant que la forme. Un lieu inspirant ne suffit pas si le contenu est creux ou mal structuré. Vous devez faire attention à :
- Inviter des intervenants pertinents;
- Utiliser des supports visuels dynamiques;
- Prévoir des moments interactifs;
- Varier les formats (présentation, table ronde, pitch…)
Votre message doit être clair, utile et engageant pour chaque participant.
🖥️ Communiquez avant, pendant et après votre événement
Un événement ne se vit pas seulement le jour J :
Avant : Communiquez par e-mail, réseaux sociaux et faire des affiches internes.
Pendant : Valorisez les temps forts avec des stories, live ou vidéos.
Après : Partagez un bilan, des photos, des témoignages et recueillez les retours.
Une bonne communication prolonge l’impact, renforce la visibilité et montre votre dynamisme.
⚖️ Mesurez l’impact et les retombées après l’événement
Une fois l’événement terminé, prenez le temps de faire un bilan :
- Est ce que les objectifs ont été atteints ?
- Quels sont les retours des participants ?
- Quels sont les points à améliorer pour le prochain événement ?
Un questionnaire rapide ou une réunion de débriefing vous permettre d’identifier ce qui a fonctionné et ce qui peut être amélioré.
Organiser un événement professionnel à la rentrée est un excellent moyen de relancer la dynamique de l’entreprise, de mobiliser les équipes ou de renformer vos relations professionnelles. Mais pour que cet événement soit réellement utile, il doit être porté par un objectif clair, préparé en amont et pensé comme une expérience à forte valeur ajoutée.
