Le choix d’un lieu de réception est une étape clé de l’organisation d’un événement. Il ne doit pas être laissé au hasard. Quelles sont les questions que vous devez vous poser en amont ? L’Espace Chantemelles vous livre ses astuces et conseils pour trouver la salle de réception parfaite !
De quoi ai-je besoin ? Est-elle assez grande ? Est-elle assez équipée pour mon événement ? Il est essentiel de se poser toutes ces questions lorsque vous choisissez votre salle de réception. Pour que votre événement soit le plus réussi possible, il faut penser à tous les détails, même les plus subtiles. Alors, comment bien choisir votre salle de réception ? La réponse est juste ici ⬇
1) La capacité de la salle
Cette première étape est sûrement l’une des plus importante. Avant de réserver la salle qui va vous accueillir, il faut tenir compte du nombre de personnes que vous allez inviter, au risque de vous sentir à l’étroit dans une salle trop petite ou, au contraire, perdu dans une salle trop grande. Il est également question de sécurité car selon la catégorie et le type de salle, vous serez limité par le nombre de personne. Comptez environ 0.5 m² à 1 m² par personne si vous restez debout et 1.5 m² à 2 m² par personne pour un repas assis.
En fonction de l’événement que vous organisez (conférence, team building, soirée dansante, repas …), il faudra s’assurer que votre salle de réception puisse accueillir confortablement l’ensemble de vos invités.
2) La localisation
La localisation est un facteur important à prendre en compte puisqu’il peut être déterminant pour la réussite de votre événement.
La salle de réception que vous allez choisir doit être accessible en voiture comme en transport en commun. Assurez-vous que des lignes de bus desserve bien le lieu et qu’il soit à proximité des gares. Vérifiez également qu’elle dispose d’un nombre de places de parking suffisant ainsi que des hébergements à proximité.
3) Les équipements
Il est primordial de choisir une salle bien équipée afin d’éviter une charge de travail et des coûts supplémentaires. En fonction de vos besoins, assurez-vous que votre salle de réception soit, au minimum, équipée d’un système multimédia professionnel, d’une cuisine équipée et de mobilier.
4) Le tarif
Tout d’abord, définissez un budget global. Ensuite, informez-vous sur les différentes formules proposées par les établissements et optez pour la plus intéressante et adéquate. Il est possible de louer la salle seule. Mais certaines salles proposent des prestations complémentaires comme le traiteur ou l’animation. N’hésitez pas à comparer, négocier pour obtenir la meilleure proposition.
