Vous organisez un séminaire et vous souhaitez qu’il soit inoubliable pour votre équipe ? L’Espace Chantemelles vous dévoile les 6 étapes clés de l’organisation d’un séminaire réussi !
L’organisation d’un événement ne doit pas être laissée au hasard. Afin d’atteindre vos objectifs et le succès escompté auprès de votre public, il vous faudra appliquer un programme rigoureux et une préparation exemplaire.
Découvrez les 6 étapes clés d’un séminaire réussi :
1) Définissez les objectifs de votre séminaire
Cette première étape est sûrement la plus importante : vous allez identifier les enjeux de votre événement et les objectifs à accomplir.
Votre événement est destiné à vos collaborateurs (interne)
- Vous souhaitez présenter les nouvelles stratégies pour l’année à venir ?
- Vous souhaitez renforcer la cohésion et la communication au sein de vos équipes ?
- Vous souhaitez promouvoir le bien-être de vos collaborateurs dans votre entreprise ?
Votre événement est destiné à vos clients, fournisseurs et prospects (externe)
- Vous souhaitez valoriser votre image auprès de vos clients ?
- Vous souhaitez présenter un nouveau produit ?
2) Définissez la date et le nombre d’invités pour votre séminaire
Cette étape doit être mûrement et parfaitement réfléchi. L’efficacité de votre événement en dépendra car il existe plusieurs raisons qui pourraient repousser la venue de vos invités. Pour éviter les mauvaises surprises, il est important de se poser les bonnes questions en amont.
- La date souhaitée est-elle hors des vacances scolaires?
- De grands événements sont-ils prévus à cette date ?
- Quel jour de la semaine est le plus adapté pour ma cible de participant ?
- Mes concurrents ont-ils prévus d’organiser un événement à cette même date ?
Vous devrez également définir votre cible ( collaborateurs, clients, prospects…) et le nombre d’invités.
3) Définissez le format de votre séminaire et le lieu adapté
Avant de choisir le lieu qui vous accueillera, il est primordial de définir le format que prendra votre séminaire.
- Se déroulera-il en journée, en soirée, sur plusieurs jours ?
- Souhaitez-vous organiser une réunion formelle, un cocktail, un déjeuner assis, des activités ?
Dès que ces éléments seront définis, vous pourrez enfin commencer à rechercher le lieu parfait pour votre séminaire. Il faudra également vous poser les bonnes questions afin de trouver un lieu qui répondra à l’ensemble de vos besoins et exigences.
- Quelle est la capacité de la salle ?
- Est-elle entièrement équipée ?
- Est-elle facilement accessible ? Avec possibilité de stationnement ?
- Quel est son tarif ?
4) Constituez un retroplanning en fonction de vos besoins
À ce stade de l’organisation, vous devrez constituer un retroplanning afin de regrouper et lister vos tâches pour préparer au mieux l’événement. Il va également vous aider à gérer votre temps jusqu’au J-J et anticiper les imprévus.
Parmi les tâches clés à accomplir, vous devrez notamment :
- Choisir et coordonner l’ensemble de vos prestataires ( traiteurs, animations, décoration, dj, photographe…).
- Réserver les hébergements pour ceux qui le souhaitent.
- Gérer les invitations.
- Choisir les différents moyens de communication en amont de l’événement
5) Définissez un programme pour le jour J
Une étape à ne surtout pas négliger est celle de la programmation de votre journée. Vous allez imaginer et lister chaque étape de la journée, heure par heure. Cette étape est cruciale puisqu’elle garantie le bon déroulement de votre séminaire.
- Quels seront les horaires de débuts et de fin de l’événement ?
- À quels moments de la journée planifiez-vous les réunions et activités ?
- Quels seront les temps de pause ?
6) Mesurez les retombées et communiquez après l’événement
Au début de l’organisation de l’événement, vous vous étiez fixés des objectifs. Ont-ils été atteints ?
- Quels sont les retours des personnes présentes ?
- Quel a été l’impact par rapport aux objectifs fixés en amont ?
Il est également important de communiquer auprès du public présent. N’hésitez pas à leur partager des photos et des vidéos de l’événement, mais également de les remercier de leur présence.
